Conexión con la Agencia Tributaria (AEAT) para Sistemas No Acogidos a VERI*FACTU
Aunque una empresa no se acoja al sistema VERI*FACTU, su Sistema Informático de Facturación (SIF) debe igualmente contar con la capacidad técnica de conectarse con la AEAT para la transmisión de registros de facturación.
Según el artículo 8.1 del RRSIF, el sistema debe poder remitir los registros de facturación de forma:
- Continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
Esta capacidad es necesaria para:
- Atender requerimientos de la AEAT, transmitiendo directamente los registros solicitados.
- Adoptar la modalidad VERI*FACTU en cualquier momento, lo que implicaría la remisión inmediata y en línea de los registros a la AEAT.
Firma Electrónica para los Ficheros de Alta o Anulación de Facturas
Los desarrolladores de software pueden utilizar un tipo de firma electrónica diferente al empleado por la AEAT, siempre que cumpla con los siguientes requisitos:
- Debe tratarse de una firma cualificada, conforme a la normativa vigente en materia de firma electrónica.
- Su función principal es autenticar la identidad del firmante y garantizar que el contenido del registro de facturación de alta sea inmutable.
Este requisito aplica tanto a los ficheros de alta de facturas como a los de anulación, asegurando la integridad y autenticidad de los registros.
Si una empresa utiliza varios Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que expiden facturas de forma independiente (por ejemplo, un sistema central y otro en una sede desconectada), cada uno de ellos será considerado un SIF independiente según el artículo 1.2 del RRSIF. Por lo tanto, cada sistema debe cumplir los requisitos del reglamento de manera separada.
Obligaciones para cada SIF:
- Generar un Registro de Facturación (RF) de alta por cada factura expedida.
- Mantener el encadenamiento independiente de los registros dentro de cada SIF mediante el correspondiente hash, siguiendo la secuencia cronológica de generación de los registros.
No es necesario que los SIF estén conectados entre sí ni que compartan información sobre las facturas generadas por los otros sistemas, ya que cada SIF opera de forma autónoma en lo que respecta al cumplimiento del RRSIF.
Garantía de Cumplimiento del SIF ante Incidencias
Un Sistema Informático de Facturación (SIF) que cumpla con el Reglamento Verifactu (RRSIF) y su Orden Ministerial (OM) debe garantizar que:
- No se produzcan situaciones que comprometan el cumplimiento de las obligaciones del reglamento.
- En caso de incidencias, el sistema debe contar con medidas y procedimientos de recuperación que le permitan:
- Restablecer su funcionamiento de forma adecuada.
- Mantener la integridad y trazabilidad de los registros de facturación generados antes, durante y después de la incidencia.
Este requisito asegura que el SIF continúe cumpliendo con los principios de integridad, inalterabilidad, trazabilidad y conservación establecidos en la normativa.
Resumen Simplificado: Acceso Diferenciado a Datos Tributarios en el SIF
El Sistema Informático de Facturación (SIF) debe garantizar que el acceso a las funcionalidades y datos con trascendencia tributaria exigidos por el Reglamento Verifactu (RRSIF) esté claramente diferenciado. Esto implica que:
- El acceso a los datos tributarios debe estar separado del acceso a otros datos no relacionados con obligaciones fiscales.
- El diseño del sistema debe impedir el acceso indebido a información no tributaria mediante los canales habilitados para la inspección fiscal.
Este requisito es especialmente relevante en situaciones de inspección in situ por parte de la Agencia Tributaria, garantizando el acceso solo a la información necesaria y conforme a los procedimientos establecidos.