Principales Obligaciones de un Sistema Informático de Facturación (SIF)
El SIF debe cumplir con las siguientes obligaciones:
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Garantizar la calidad y seguridad de los registros:
- Asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados.
- Generar un fichero de alta de factura por cada factura expedida.
- Incluir un código QR impreso en las facturas, conforme a la normativa específica.
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Comunicación con la Agencia Tributaria (AEAT):
- Disponer de la capacidad técnica para la remisión de los registros a la AEAT, especialmente en la modalidad VERI*FACTU.
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Protección de datos personales:
- Cumplir con la legislación en materia de protección de datos.
- Disociar o separar el acceso a la información tributaria del acceso a otro tipo de información confidencial, garantizando que la AEAT solo pueda acceder a la información tributaria.
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Registro de eventos del sistema:
- Registrar determinados eventos y acciones que sucedan en el sistema, salvo en el caso de operar bajo la modalidad VERI*FACTU.
Los detalles específicos sobre cómo implementar estos requisitos se desarrollan en la Orden Ministerial (OM) correspondiente.
Uso de un SIF para Varios Obligados Tributarios (OEF)
Un mismo Sistema Informático de Facturación (SIF) puede utilizarse para gestionar la facturación de varios Obligados a Expedir Factura (OEF), siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
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Diferenciación de Registros:
- Los registros de facturación y, en su caso, los registros de eventos deben gestionarse de forma separada para cada OEF.
- Cada conjunto de registros debe cumplir de manera independiente los requisitos establecidos en los artículos 7.a) y 8 del RRSIF, incluyendo el encadenamiento independiente de los registros de cada OEF.
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Funcionamiento Independiente en la Modalidad VERI*FACTU:
- El SIF debe permitir operar en la modalidad VERI*FACTU de forma independiente para cada OEF.
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Visualización y Mensajería Clara:
- El sistema debe mostrar de forma clara y permanente la información identificativa del OEF correspondiente a la operación en curso.
- Si el SIF gestiona más de un OEF, debe incluir un mensaje explicativo fácilmente consultable que indique esta situación, sin importar si alguno de los OEF está en estado de alta, baja u otro estado operativo.
El cumplimiento de estas condiciones garantiza que el SIF funcione como si fuera un sistema “propio” e independiente para cada OEF.
Prohibición de Alteración de los Registros de Facturación
No está permitido modificar los registros de facturación una vez generada la factura o su rastro de operaciones. Se considera alteración indebida cualquiera de las siguientes acciones:
- Ocultación o eliminación de un registro de facturación originalmente generado.
- Modificación parcial o total de los datos de un registro ya creado.
- Adición de registros falsos o simulados que no correspondan a operaciones reales.
Correcciones Permitidas:
- Las correcciones o anulaciones de datos deben realizarse conforme a los procedimientos establecidos en el reglamento y su orden ministerial.
- Cada corrección debe generar un registro de facturación adicional posterior, manteniendo siempre inalterables los datos originalmente registrados junto con los datos corregidos.