Características y Requisitos de los SIF - Integridad e Inalterabilidad

El Sistema Informático de Facturación (SIF) debe garantizar las siguientes características conforme al artículo 8 del RRSIF y su normativa de desarrollo:

1. Integridad e Inalterabilidad:

   • Los registros de facturación deben permanecer completos y sin alteraciones durante todo el período de conservación.

2. Trazabilidad:

   • Cada registro debe poder rastrearse en toda la cadena de generación y conservación, garantizando su autenticidad y secuencia temporal.

3. Conservación:

   • Los registros deben almacenarse de manera segura y accesible durante el plazo legalmente exigido.

4. Registro de Eventos:

   • El SIF debe incluir un registro donde se documenten determinadas interacciones con el sistema, según lo especificado en la Orden Ministerial.
   • Este registro debe recoger eventos como la detección de anomalías relacionadas con la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros o del propio registro de eventos.

Responsabilidad de los Desarrolladores:

• Los desarrolladores deben garantizar que, durante el período de conservación, no se produzcan interacciones indebidas que alteren, modifiquen, interpolen, supriman o regeneren los registros.
• Tienen la obligación de certificar a sus clientes que sus sistemas cumplen con los requisitos reglamentarios.

Régimen Sancionador (Artículo 201.bis de la LGT):

• Las sanciones aplicables a los fabricantes y usuarios del SIF consideran la existencia de culpabilidad en sus acciones, incluso en casos de negligencia.
• También se contempla la responsabilidad si se produce la destrucción o hackeo de los códigos del programa.

Imposibilidad de Modificación de los Registros de Facturación

1. Prohibición de Modificación:

   • Una vez generado un registro de facturación (y firmado o remitido a la AEAT según la modalidad), no puede modificarse bajo ninguna circunstancia.
   • Cualquier cambio debe realizarse mediante la generación de nuevos registros de facturación, según los procedimientos establecidos en el Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF).

2. Corrección de Errores o Datos Corrompidos:

   • No se permite “recuperar” o modificar registros previamente generados, incluso si estos se han perdido o corrompido.
   • El SIF debe garantizar la conservación, legibilidad, accesibilidad, integridad e inalterabilidad de los registros, evitando la corrupción de datos mediante los medios necesarios.

3. Migración de Datos:

   • La normativa no impide la migración de registros a otros sistemas para fines distintos, siempre que se cumplan los requisitos de conservación, legibilidad y accesibilidad durante todo el plazo legal de conservación.

Corrección de un Registro de Facturación con Errores

• Un registro de facturación con errores no puede modificarse. La corrección debe realizarse mediante la generación de un nuevo registro de facturación, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• En el caso de los sistemas VERI*FACTU, este nuevo registro debe remitirse a la AEAT.

Formato del Registro Correctivo:

• El nuevo registro deberá incluir los siguientes campos:
  • Tipo de registro: "Sustitutivo"
  • Indicador SubsanaError: "S"

Trazabilidad:

• La trazabilidad del sistema no se ve afectada, ya que está vinculada al orden temporal en el que se generan los registros de facturación, no a las facturas a las que hacen referencia.

Ámbito de Aplicación del Reglamento y Vinculación con Prefacturas y Proformas

1. Aplicación del Reglamento:

   • El Real Decreto 1007/2023 y su Orden Ministerial solo se aplican a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), es decir, aquellos utilizados para expedir facturas ordinarias o simplificadas.
   • Cualquier otro sistema informático que no genere facturas no está sujeto a esta normativa.

2. Vinculación de Prefacturas y Proformas:

   • Según el artículo 29.2.j), los sistemas de generación de prefacturas, borradores o facturas proforma deben estar vinculados al sistema de emisión de facturas, formando una unidad integrada.
   • Por razones de control interno, es recomendable conservar un registro de las prefacturas o proformas generadas, aunque estas no tengan validez fiscal.

Generación y Firma del Registro de Facturación

El Registro de Facturación (RF) debe generarse inmediatamente antes de la expedición de la factura. En ese mismo momento, se debe realizar una de las siguientes acciones:

• Remisión a la AEAT, si el sistema opera en modalidad VERI*FACTU.
• Firma electrónica del registro, si el sistema no está acogido a VERI*FACTU.

Este procedimiento garantiza que la generación del registro se realiza de forma instantánea, asegurando su integridad, inalterabilidad y cumplimiento con la normativa del RRSIF.

Corrección de Datos en un Registro de Facturación

1. Corrección mediante Registro Sustitutivo:

   • Se puede subsanar cualquier dato de la factura, salvo aquellos casos en los que la normativa de facturación exige la emisión de una factura rectificativa.
   • La corrección debe realizarse generando un registro de facturación de tipo "Sustitutivo" conforme a lo indicado en el RRSIF.

2. Datos No Incluidos en el Registro de Facturación:

   • Si el dato modificado no está incluido en el registro de facturación generado, firmado o remitido, y tampoco afecta a los campos de este, entonces no es necesario realizar una subsanación.
   • En este caso, el cambio puede efectuarse sin que afecte a la integridad del fichero ni al cumplimiento del reglamento.

Pérdida de Registros de Facturación y Responsabilidad del Empresario

1. Sistema VERI*FACTU:

   • Si la pérdida afecta únicamente a los registros de facturación, la situación es menos problemática, ya que los registros estarán almacenados en la AEAT y el empresario podrá recuperarlos en su integridad.

2. Sistema de Emisión de Facturas No Verificables:

   • El empresario es responsable de garantizar la conservación de los registros de facturación conforme a lo establecido en la normativa.
   • En caso de pérdida, no podrá recuperarlos a través de la AEAT.
   • Sin embargo, en situaciones de fuerza mayor, podría excluirse la culpabilidad del empresario. En estos casos, la Administración Tributaria podría determinar las bases imponibles mediante el método de estimación indirecta.