Concepto de Trazabilidad en los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)

1. Definición de Trazabilidad:

   • La trazabilidad garantiza que no haya huecos o saltos en la secuencia de generación de los Registros de Facturación (RF) correspondientes a las facturas emitidas por un SIF de un Obligado Tributario (OT).
   • La secuencia de los RF debe coincidir con el orden cronológico según la fecha y hora de generación.

2. Encadenamiento de los Registros:

   • Cada RF incluye ciertos datos del RF anterior, actuando como un “puntero” que lo identifica y lo vincula a la secuencia.
   • Si esta cadena se altera (por ejemplo, por rupturas en la secuencia, incoherencias en las fechas o desajustes en los punteros), la alteración puede ser detectada.

3. Datos Utilizados para el Encadenamiento:

   • La identificación de la factura anterior (incluyendo el emisor, el número de serie, el número de factura y la fecha de expedición).
   • La huella digital del RF anterior (actualmente se utiliza la huella completa).

4. Aplicación a los Registros de Eventos:

   • Los sistemas que no operan en la modalidad VERI*FACTU también deben garantizar la trazabilidad de sus registros de eventos, utilizando un método equivalente al de los RF.

De este modo, la implementación de la trazabilidad permite verificar que todos los RF generados por un SIF están completos, en el orden secuencial correcto y sin alteraciones.

Encadenamiento Independiente de los Registros de Facturación (RF)

1. Encadenamiento Independiente para Cada SIF y OT:

   • Los Registros de Facturación (RF) deben encadenarse de forma independiente dentro de cada Sistema Informático de Facturación (SIF) y para cada Obligado Tributario (OT).
   • Esto significa que debe existir una única cadena de RF por cada combinación distinta de SIF y OT.

2. Organización de la Facturación por Parte del OT:

   • Si un OT utiliza varios TPV que generan facturas de forma independiente (ya sea en diferentes tiendas o centros de venta), cada TPV se considera un SIF independiente según el reglamento.
   • En este caso, cada TPV deberá tener su propia cadena de RF, lo que implica que el OT tendrá tantas cadenas como TPV utilice.

3. Gestión de Varios OT en un Mismo SIF:

   • Si un SIF gestiona la facturación de varios OT (por ejemplo, un SIF utilizado por una gestoría para gestionar la facturación de sus clientes), el SIF debe mantener una cadena de RF independiente para cada uno de los OT que gestiona.

De este modo, cada combinación de SIF y OT genera su propia cadena de RF, garantizando la trazabilidad y el encadenamiento correcto de los registros según lo establecido en el RRSIF.

Ámbito de la Trazabilidad en los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)

1. Ámbito Limitado al Propio SIF:

   • La trazabilidad se aplica únicamente dentro del ámbito de cada SIF y, en caso de gestionar varios Obligados Tributarios (OT), de forma independiente para cada uno.
   • La trazabilidad se cumple mediante el correcto encadenamiento, fechado, firma y almacenamiento de los Registros de Facturación (RF) en los sistemas de emisión no verificables o mediante su remisión a la AEAT en los sistemas VERI*FACTU.

2. No Afecta al Uso Posterior de los RF:

   • Una vez generados los RF, la normativa no regula lo que se haga posteriormente con ellos, más allá de exigir su conservación, legibilidad y accesibilidad durante el período legal de almacenamiento.
   • No se exige que la trazabilidad se extienda al intercambio de RF con otros sistemas informáticos externos al SIF.

3. Ejemplo Práctico:

   • Si los RF generados por un SIF se envían posteriormente a sistemas externos para su uso en tareas de contabilidad, gestión de stocks u otros fines, estos sistemas receptores no están obligados a mantener la trazabilidad, ya que no son considerados SIF según la normativa.

Cadena Única de Registros de Facturación (RF)

Un Sistema Informático de Facturación (SIF) debe mantener una única cadena de Registros de Facturación (RF) para cada Obligado Tributario (OT) que gestione. Esta cadena debe incluir:

• Registros de Alta: Correspondientes a la generación de nuevas facturas.
• Registros de Anulación: Correspondientes a la anulación de facturas previamente generadas.

Ambos tipos de RF se deben encadenar de forma indistinta dentro de la misma cadena, respetando siempre el orden secuencial en el que fueron generados. No se permite mantener cadenas separadas para los registros de alta y anulación.

Actuación ante Errores en la Trazabilidad de los Registros de Facturación (RF)

1. Obligación de Detección de Errores:

   • Solo los Sistemas de Emisión de Facturas No Verificables están obligados a detectar posibles errores en la trazabilidad de los Registros de Facturación (RF) y de los Registros de Evento que estén a su alcance.

2. Procedimiento de Actuación:

   • Ante la detección de un error en la trazabilidad, el sistema debe actuar de la misma manera que lo haría si detectara un error en la integridad o inalterabilidad de un RF.
   • Esto implica aplicar los procedimientos establecidos en la normativa para garantizar la corrección y registro de la incidencia, manteniendo siempre la trazabilidad de las acciones realizadas.

3. Referencia a Preguntas Relacionadas:

   • Para más detalles, se debe consultar la pregunta frecuente correspondiente al manejo de errores de integridad e inalterabilidad dentro del mismo apartado de la normativa.

Diferencias en las Obligaciones de los Sistemas VERI*FACTU y los Sistemas de Emisión de Facturas No Verificables

1. Obligaciones Comunes:

   • Ambos tipos de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben garantizar la trazabilidad mediante el correcto encadenamiento de los Registros de Facturación (RF).
   • En el caso de los sistemas de emisión de facturas no verificables, esta obligación también se extiende a los Registros de Evento.

2. Obligaciones Adicionales para los Sistemas No Verificables:

   • Detección de Fallos: Deben detectar y ofrecer funcionalidades que permitan identificar fallos en el encadenamiento de los RF y los Registros de Evento.
   • Aviso de Fallos: Deben generar un Registro de Evento y notificar al usuario cuando se detecte un fallo.
   • Precisión del Fechado: Los Obligados Tributarios (OT) que utilicen estos sistemas deben garantizar que la hora de fechado tenga un margen de error máximo de un minuto.

3. Diferencias con los Sistemas VERI*FACTU:

   • Los sistemas VERI*FACTU no tienen la obligación de detectar fallos en el encadenamiento de los RF ni en los Registros de Evento.
   • Tampoco se les exige cumplir con el margen de error de un minuto en la hora de fechado.

En conclusión, los sistemas de emisión de facturas no verificables tienen mayores responsabilidades en términos de control interno, dado que no remiten los registros a la AEAT.