Conservación de los Registros de Facturación (RF)

1. Decisión del Obligado a Expedir Factura (OEF):

   • El lugar de conservación de los Registros de Facturación (RF) es decisión del OEF que utiliza el SIF, dependiendo de sus necesidades y características del sistema.

2. Excepción para Sistemas VERI*FACTU:

   • Los sistemas VERI*FACTU y los OEF que los utilizan no están obligados a conservar los RF generados, ya que estos se remiten directamente a la AEAT.

3. Conservación en Sistemas No Verificables:

   • Los sistemas de emisión de facturas no verificables deben almacenar los RF bajo su control.
   • Si existen limitaciones de almacenamiento, los RF pueden ser exportados y eliminados del sistema para liberar espacio, siempre garantizando su conservación en otro soporte.

4. Procedimiento de Descarga y Archivo:

   • El SIF debe ofrecer un procedimiento para la descarga, volcado y archivo seguro de los RF generados.
   • Los RF deben poder exportarse en un formato electrónico legible para su almacenamiento externo.

5. Almacenamiento Remoto o en la Nube:

   • Los RF pueden almacenarse en ubicaciones remotas o en la nube, siempre que se cumpla la normativa aplicable, en especial lo relativo a su accesibilidad, garantizando que puedan ser consultados cuando sea necesario.

Exportación y Eliminación de los Registros de Facturación (RF) en Sistemas No Verificables

1. Aplicación Exclusiva a Sistemas No Verificables:

   • La posibilidad de exportar y dejar de conservar los Registros de Facturación (RF) aplica únicamente a los Sistemas de Emisión de Facturas No Verificables, ya que los SIF VERI*FACTU no están obligados a conservar los RF debido a su remisión directa a la AEAT.

2. Funcionalidad de Exportación:

   • El SIF debe contar con una funcionalidad que permita la exportación de los RF generados, pero no está obligado a incluir la opción de eliminarlos del sistema tras la exportación.
   • Si el SIF no ofrece esta opción, deberá conservar todos los RF generados indefinidamente.

3. Condiciones para la Eliminación de los RF Exportados:

   • La opción de eliminar los RF debe formar parte del proceso de exportación y solo puede ejecutarse desde esta funcionalidad.
   • Antes de realizar la eliminación, el sistema debe mostrar un aviso claro al usuario, indicando que los RF dejarán de estar disponibles en el sistema y quedarán bajo la responsabilidad del OEF. El usuario deberá confirmar su aceptación antes de continuar.
   • La eliminación solo puede realizarse si el proceso de exportación finaliza correctamente.

4. Límites para Garantizar el Cumplimiento Normativo:

   • El SIF no puede eliminar los RF exportados si esto implica incumplir algún requisito del reglamento. Por ejemplo, si el sistema necesita acceder al último RF generado y al anterior para garantizar la trazabilidad antes de emitir un nuevo RF, estos dos registros deberán conservarse en el sistema.

5. Exportación de RF Consecutivos y en Bloque:

   • Para evitar huecos en la cadena de RF, la eliminación solo podrá aplicarse a registros consecutivos, comenzando siempre por los más antiguos aún almacenados en el sistema.
   • No se permite la eliminación de registros no consecutivos ni de registros intermedios dentro de la cadena.

De esta forma, el proceso de exportación y eliminación garantiza que los RF se conservan adecuadamente durante el tiempo requerido, ya sea dentro del sistema o en un almacenamiento externo bajo la responsabilidad del OEF, sin comprometer la trazabilidad ni la integridad de la cadena.

Diferencia entre la Exportación de Registros de Facturación y las Copias de Seguridad

1. Exportación como Funcionalidad Específica:

   • El proceso de exportación de los Registros de Facturación (RF) debe ser una funcionalidad independiente y específica dentro del Sistema Informático de Facturación (SIF).
   • Este proceso debe permitir la descarga, volcado y archivo seguro de los RF generados, en un formato electrónico legible y apto para su conservación externa.

2. No Se Considera una Copia de Seguridad:

   • La exportación de RF no debe confundirse con los procedimientos de copia de seguridad del propio SIF o del sistema informático donde este reside.
   • Las copias de seguridad están orientadas a garantizar la recuperación del sistema en caso de fallo, mientras que la exportación permite al OEF conservar los RF de manera autónoma y cumplir con las obligaciones de accesibilidad y legibilidad exigidas por la normativa.

3. Aplicación Solo a Sistemas No Verificables:

   • La obligación de ofrecer esta funcionalidad de exportación se aplica únicamente a los Sistemas de Emisión de Facturas No Verificables.
   • Los sistemas VERI*FACTU no están obligados a disponer de esta funcionalidad, dado que los RF se remiten directamente a la AEAT y no es necesario conservarlos localmente.

Responsabilidades del Productor del SIF y del OEF Usuario

1. Responsabilidades del Productor (Fabricante) del SIF:

   • Garantizar que el SIF genera, guarda o remite los Registros de Facturación (RF) según los plazos y formas exigidos.
   • Asegurar que el acceso a los RF sea rápido, fácil e intuitivo mientras se conserven en el SIF.
   • Ofrecer un procedimiento de descarga (exportación) seguro para los RF, conforme a la normativa vigente.
   • Firmar una declaración responsable que certifique que el SIF cumple con los requisitos establecidos.

2. Responsabilidades del OEF Usuario del SIF:

   • Garantizar la conservación de los RF durante el plazo legal, incluso si deja de usar el SIF que los generó.
   • Se recomienda realizar exportaciones frecuentes de los RF generados y almacenarlos de manera redundante en un lugar seguro.

3. Excepción para Sistemas VERI*FACTU:

   • Los sistemas VERI*FACTU y sus OEF usuarios no están obligados a conservar los RF, ya que estos se remiten directamente a la AEAT.
   • No obstante, pueden optar por conservarlos de manera voluntaria.

Plazo de Conservación de los Registros de Facturación (RF)

1. Plazo General de Conservación:

   • El plazo para conservar los Registros de Facturación (RF) es el mismo que exige el artículo 19.1 del Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, para la conservación de las facturas expedidas.
   • Este plazo varía según el tipo de operación y las circunstancias específicas, pero generalmente es de 4 años desde la finalización del plazo de presentación de la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o período impositivo.

2. Casos Especiales Según la LGT (Ley 58/2003, General Tributaria):

   • 4 años para ciertos derechos (art. 66 LGT).
   • 10 años si se trata de bases o cuotas compensadas o deducciones pendientes (art. 66 bis LGT).
   • Otros plazos superiores a 4 años pueden aplicarse si lo exige la normativa mercantil o para justificar operaciones realizadas en períodos prescritos (arts. 70.2, 70.3 y 115 LGT).

3. Plazos Según la LIVA (Ley del IVA, Ley 37/1992):

   • Facturas recibidas y expedidas: 4 años de conservación.
   • Bienes sujetos a regularización del IVA: conservar durante el período de regularización más 4 años adicionales.
   • Operaciones con oro de inversión: conservar durante 5 años (art. 140 sexies LIVA).

4. Ejemplo de Conservación Prolongada (Manual Práctico de IVA 2023):

   • La factura de compra de un edificio debe conservarse durante 14 años:
     • 1 año del año de compra
     • 9 años del período de regularización del IVA
     • 4 años adicionales tras el período de regularización

5. Diferencia Entre Factura y RF:

   • La obligación de conservar los RF es independiente de la obligación de conservar las facturas. Ambas obligaciones están reguladas por normativas diferentes.

6. Excepción para Sistemas VERI*FACTU:

   • Los sistemas VERI*FACTU y los OEF que los utilicen no están obligados a conservar los RF generados, ya que estos se remiten directamente a la AEAT.

Accesibilidad y Legibilidad de los Registros de Facturación (RF)

1. Accesibilidad:

   • Se refiere a la capacidad de proporcionar un acceso rápido, fácil e intuitivo a las funcionalidades exigidas al SIF, así como a los RF generados, tanto para su consulta como para su descarga segura y fidedigna.
   • Este acceso debe garantizarse independientemente de dónde y cómo se conserven los RF, y debe preservarse la confidencialidad de otros datos distintos a los exigidos por la normativa.
   • La accesibilidad es responsabilidad tanto del SIF (cuando los RF se encuentran en él) como del OEF usuario del sistema.

2. Legibilidad:

   • Implica que los RF generados deben tener la estructura, contenido y formato exigidos por la normativa.
   • Su diseño debe permitir que los RF puedan ser leídos y comprendidos mediante procesos electrónicos automáticos, garantizando así su uso y verificación conforme a la regulación.

Este cumplimiento asegura que los RF sean fácilmente accesibles y comprensibles durante todo el período de conservación exigido.